Modulo di Segnalazioni violazione del CODICE ETICO e del MODELLO 231 all’Organismo di Vigilanza.
In applicazione del CODICE ETICO e del MODELLO 231, il Personale, i Collaboratori, gli Amministratori e i Soci, i Destinatari in generale sono tenuti a comunicare all’Organismo di Vigilanza, ogni violazione del Codice e del Modello 231 stessi.
Le segnalazioni possono essere raccolte attraverso la compilazione di questo modulo o anche in forma libera purché per iscritto, ed essere inviate attraverso lettere chiuse al seguente indirizzo:
Novomatic Italia SpA
Ufficio Internal Audit
Via Galla Placidia n. 2
47922 Rimini – Italia
INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 e 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 - REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, La informiamo qui di seguito delle modalità e delle finalità con cui la Società del Gruppo Novomatic Italia che riceve la segnalazione riguardante la violazione del Codice Etico o del Modello 231, in qualità di titolare del trattamento o di Responsabile del trattamento per conto delle altre Società del Gruppo, tratterà i suoi dati personali. La preghiamo di leggere attentamente la presente informativa privacy che riguarda lʼeventuale trattamento dei dati personali dei vertici aziendali e degli organi sociali, dipendenti, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori e soci di una o più società del Gruppo Novomatic. I dati personali sono trattati in forma non anonima esclusivamente ove lʼinteressato li conferisca in modo da rendersi identificabile o qualora risulti strettamente necessario al fine di gestire la segnalazione, in ossequio ai principi di proporzionalità e necessità.
La Società tratterà i dati personali, inclusi i dati già in possesso della stessa, per perseguire il proprio legittimo interesse a prevenire e contrastare condotte illecite o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione dellʼente (art. 6, co. 1, lett. c) del Regolamento) e per perseguire il proprio legittimo interesse ad esercitare o difendere un diritto in sede giudiziale o stragiudiziale (art. 6, co. 1, lett. f) del Regolamento). Costituisce interesse legittimo della Società che riceve la segnalazione, dar seguito alla stessa e condurre adeguate verifiche ed approfondimenti conseguenti alla notizia della perpetrazione di reati e/o delle irregolarità. Tale legittimo interesse, così individuato, può considerarsi prevalente sui diritti e le libertà fondamentali dellʼinteressato, anche in relazione alle ragionevoli aspettative dello stesso.
Il sistema di segnalazione non può essere utilizzato volontariamente per presentare dichiarazioni o informazioni false o diffamatorie. Segnalazioni che attribuiscono falsamente la commissione di attività illecite ad altre persone diverse dal segnalante o che hanno contenuto diffamatorio, possono esporre il segnalante a conseguenze di carattere civile o penale.
Il conferimento dei dati personali è facoltativo rispetto al segnalante, essendo possibile effettuare le segnalazioni anche in forma anonima. Contrariamente, il conferimento dei dati personali riguardanti i soggetti segnalati è obbligatorio se necessario per perseguire le finalità di cui sopra e il mancato conferimento degli stessi, potrebbe impedire alla Società, in tutto o in parte, di gestire la segnalazione.
Qualora il segnalante conferisca i propri dati personali, il trattamento degli stessi sarà effettuato in modo da garantirne la riservatezza. Non potrà essere garantita la riservatezza dei dati del segnalante in caso di segnalazioni avvenute in mala fede o diffamatorie, oppure ove sia necessario/opportuno procedere ad informare le Autorità competenti, ovvero nel caso in cui, a seguito di segnalazione fondata, ne sia seguita una contestazione. In questʼultimo caso, lʼidentità potrà essere rivelata solo ed esclusivamente ove la sua conoscenza sia assolutamente indispensabile per la difesa in giudizio del soggetto interessato.
I dati vengono raccolti, con modalità atte a garantirne in ogni caso la riservatezza ed evitando lʼutilizzo di canali elettronici che possano compromettere tale requisito. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, la Funzione Internal Audit & Risk Management cura lʼarchiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per un periodo massimo fino a due mesi dal completamento della verifica dei fatti esposti nella segnalazione, eccetto nei casi di azione giudiziaria o disciplinare nei confronti del soggetto segnalato o del segnalante che avesse reso dichiarazioni false o diffamatorie. I dati personali devono in tal caso essere conservati sino alla conclusione del procedimento e allo spirare dei termini per proporre impugnazione.
Se le comunicazioni sulla presunta violazione non rientrano nell'ambito specificato di violazione al Codice Etico o al Modello 231, saranno respinte.
Le segnalazioni ed eventuali dati personali ad esse connessi sono trattati dal la Direzione e dai dipendenti della Funzione Internal Audit & Risk Management del Gruppo Novomatic Italia (alla quale è demandata la gestione e la responsabilità nella gestione delle segnalazioni) e portate a conoscenza delle Funzioni HR, Compliance, AML, Legal & Corporate Affairs e dellʼOrganismo di Vigilanza della Società di volta in volta interessata. Tali soggetti sono stati preventivamente autorizzati al trattamento dei dati personali e sono state impartite loro specifiche istruzioni operative.
I dati potranno inoltre essere comunicati a soggetti terzi appartenenti alle seguenti categorie: allʼautorità giudiziaria o a forze di polizia, nel caso in cui occorra denunciare un reato o comunque ove necessario per perseguire un legittimo interesse della Società ad esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria; per il medesimo fine, ad avvocati e studi legali. In nessun altro caso i suoi dati saranno soggetti a diffusione.
Le rammentiamo che, ai sensi dellʼart. 2-undecies del Regolamento (“Limitazioni ai diritti dell'interessato”), i diritti di cui agli articoli da 15 a 22, non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento, ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento, qualora dall'esercizio degli stessi possa derivare, tra lʼaltro, un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del dipendente che segnala ai sensi della legge 30 novembre 2017, n. 179, l'illecito di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio ufficio.
Il Responsabile della Protezione dei Dati del Gruppo Novomatic Italia può essere contattato via posta presso la sede legale della Società destinataria della segnalazione o via e-mail allʼindirizzo dataprotection@novomatic.it o, ancora, tramite posta elettronica certificata allʼindirizzo dponovomatic@postaleg.it.
Le ricordiamo che l'uso del sistema di segnalazione è facoltativo e che non ci saranno conseguenze per i dipendenti che non lo utilizzeranno.
Inoltre, l'uso in buona fede del sistema di segnalazione, anche per fatti che in seguito risultano imprecisi o non perseguibili, non esporrà l'autore della segnalazione a sanzioni disciplinari.
Inviando questa segnalazione dichiaro di agire in buona fede relativamente a tali circostanze di cui sono consapevole / che suppongo ragionevolmente siano vere.
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